وقتی تعداد کالاها محدود است، شاید بتوان با چند فایل اکسل یا حتی تجربه انباردار از وضعیت موجودی باخبر شد. اما با بیشتر شدن تنوع کالا، تعداد انبارها، حجم خرید و فروش و رفت‌وآمد روزانه کالا، دیگر پاسخ به سؤال‌های ساده هم دشوار می‌شود.

این کالا الان در کدام انبار است؟
چند عدد از آن واقعاً قابل فروش داریم؟
کدام سریال به کدام مشتری تحویل شده؟
کدام کالاها نزدیک به تاریخ انقضا هستند؟
موجودی واقعی انبار با عدد ثبت‌شده در سیستم چقدر اختلاف دارد؟
چه کالاهایی مدت زیادی است هیچ گردشی نداشته‌اند؟
برای کدام کالا باید دوباره خرید انجام شود؟

نرم افزار مدیریت انبار و انبارگردانی زمانی ارزش واقعی خود را نشان می‌دهد که بتواند پاسخ این سؤال‌ها را بدون جست‌وجو در چند فایل و تماس با چند نفر در اختیار مدیر قرار دهد.

به همین دلیل، انبارداری مدرن را نمی‌توان فقط با «ثبت رسید و حواله» تعریف کرد. کنترل موجودی، شناسایی دقیق کالا، ردیابی، جانمایی، انبارگردانی، ارزش‌گذاری، مدیریت چند انبار و ارتباط با سایر بخش‌های کسب‌وکار، همگی بخش‌هایی از یک سیستم انبارداری قابل اتکا هستند.

اولین انتظار: بدانیم دقیقاً چه کالایی داریم

همه کالاها را نمی‌توان فقط با یک نام و کد مدیریت کرد.

فرض کنید یک مجموعه پوشاک، یک مدل پیراهن را در چند رنگ و سایز نگهداری می‌کند. اگر سیستم فقط عنوان «پیراهن مدل X» را بشناسد، موجودی واقعی هر رنگ و سایز مشخص نخواهد بود.

همین مسئله در صنایع مختلف شکل دیگری پیدا می‌کند. کالا ممکن است مدل، برند، رنگ، سایز یا ویژگی‌های دیگری داشته باشد. در بعضی کسب‌وکارها نیز هر واحد کالا شماره سریال مشخصی دارد و باید از لحظه ورود تا فروش قابل ردیابی باشد.

بنابراین پایه یک انبار دقیق، تعریف درست کالا است.

در نرم‌افزار انبار پارمیس استار می‌توان کالاها را دسته‌بندی کرد و ویژگی‌های موردنیاز را برای آن‌ها در نظر گرفت. بارکد، شماره سریال، ایران‌کد و کدهای رهگیری نیز می‌توانند بخشی از اطلاعات شناسایی کالا باشند.

این موضوع فقط برای مرتب بودن اطلاعات نیست. وقتی کالا درست معرفی و شناسایی شود، جست‌وجو، ثبت ورود و خروج، ردیابی و گزارش‌گیری نیز دقیق‌تر انجام می‌شود.

بارکد و سریال؛ وقتی نام کالا دیگر کافی نیست

در انبارهای پرتراکنش، وارد کردن دستی کد و نام کالا هم زمان‌بر است و هم احتمال خطا را افزایش می‌دهد.

بارکد این فرآیند را ساده‌تر می‌کند. کالا در زمان دریافت، انتقال، فروش یا شمارش می‌تواند با اسکن شناسایی شود و کاربر به جای جست‌وجوی دستی، همان کالای موردنظر را انتخاب کند.

اما برای بعضی کالاها حتی بارکد کالا هم کافی نیست.

فرض کنید یک شرکت تجهیزات الکترونیکی می‌فروشد و هر دستگاه سریال مخصوص خود را دارد. در چنین شرایطی، فقط دانستن اینکه «۲۰ دستگاه» وارد انبار شده‌اند کافی نیست؛ باید مشخص باشد کدام ۲۰ دستگاه وارد شده و بعداً هر سریال در چه فرآیندی از انبار خارج شده است.

قابلیت مدیریت سریال و رهگیری کالا در چنین کسب‌وکارهایی اهمیت زیادی پیدا می‌کند.

طراحی و چاپ لیبل نیز مکمل همین فرآیند است. وقتی اطلاعات مورد نیاز روی لیبل کالا درج شود، شناسایی فیزیکی کالا در انبار ساده‌تر خواهد شد.

دومین انتظار: موجودی را فقط به‌صورت یک عدد نبینیم

فرض کنید سیستم اعلام می‌کند ۵۰۰ عدد از یک کالا موجود است.

برای تصمیم‌گیری، این عدد به‌تنهایی چندان کافی نیست.

این ۵۰۰ عدد در کدام انبارها قرار دارند؟ آیا بخشی از آن‌ها در شعبه دیگری هستند؟ کالا در چه موقعیتی از انبار قرار گرفته؟ چه مقدار از موجودی در یک انبار خاص است؟

وقتی یک کسب‌وکار چند انبار دارد، کنترل موجودی باید بتواند وضعیت هر انبار را جداگانه نشان دهد و در عین حال تصویر کلی مجموعه را نیز حفظ کند.

در پارمیس استار امکان مدیریت چند انبار و ثبت انتقال کالا میان آن‌ها وجود دارد. به این ترتیب، جابه‌جایی کالا از یک انبار به انبار دیگر نیز بخشی از گردش ثبت‌شده کالا خواهد بود، نه فرآیندی که خارج از سیستم انجام شود.

برای مجموعه‌هایی که تعداد کالا یا فضای انبار زیادی دارند، جانمایی کالا هم اهمیت پیدا می‌کند. دانستن اینکه کالا موجود است یک موضوع است؛ اینکه دقیقاً کجای انبار قرار گرفته، موضوع دیگری است.

نقطه سفارش؛ قبل از اینکه موجودی تمام شود باید متوجه شویم

یکی از مشکلات رایج در مدیریت موجودی این است که کمبود کالا زمانی دیده می‌شود که دیگر دیر شده است.

فروشنده سفارش می‌گیرد، انبار بررسی می‌کند و مشخص می‌شود موجودی کافی نداریم.

یک سیستم انبارداری مناسب باید بتواند قبل از رسیدن به این نقطه، درباره وضعیت موجودی اطلاعات لازم را در اختیار کاربر قرار دهد.

کنترل موجودی و هشدارهای مربوط به نقطه سفارش کمک می‌کنند کالاهایی که به محدوده کمبود نزدیک شده‌اند زودتر شناسایی شوند.

این قابلیت زمانی اهمیت بیشتری دارد که تعداد اقلام زیاد باشد. مدیر خرید نمی‌تواند هر روز موجودی صدها یا هزاران کالا را به‌صورت دستی بررسی کند.

در چنین شرایطی، نرم افزار مدیریت انبار باید بتواند داده‌های موجودی را به اطلاعات قابل استفاده برای تصمیم‌گیری تبدیل کند؛ یعنی فقط نگوید «چه داریم»، بلکه کمک کند مشخص شود «چه چیزی نیاز به توجه دارد».

سومین انتظار: تاریخ تولید و انقضا را هم کنترل کنیم

برای همه کالاها موجودی صرفاً به معنی تعداد نیست.

در صنایع غذایی، دارویی و بسیاری از کالاهای مصرفی، تاریخ تولید و انقضا بخشی از هویت کالا محسوب می‌شود.

فرض کنید ۱۰۰ واحد از کالایی در انبار وجود دارد، اما ۳۰ واحد آن به تاریخ انقضا نزدیک شده است. اگر سیستم فقط موجودی کل را نمایش دهد، مدیر تصویر کاملی از وضعیت واقعی کالا ندارد.

ثبت و کنترل اطلاعات زمانی کالا کمک می‌کند موجودی فقط از زاویه مقدار دیده نشود.

این مسئله برای برنامه‌ریزی فروش، کنترل ضایعات و تصمیم درباره موجودی اهمیت زیادی دارد؛ به‌ویژه برای مجموعه‌هایی که حجم زیادی از کالاهای تاریخ‌دار را نگهداری می‌کنند.

چهارمین انتظار: انبارگردانی نباید یک عملیات طاقت‌فرسا باشد

انبارگردانی یکی از آن کارهایی است که تقریباً همه مدیران انبار اهمیت آن را می‌دانند، اما کمتر کسی از انجام آن لذت می‌برد.

شمارش کالا، ثبت اطلاعات، تطبیق با موجودی سیستم و پیدا کردن مغایرت‌ها در انبارهای بزرگ می‌تواند زمان زیادی بگیرد.

هدف انبارگردانی ساده است:

موجودی واقعی روی قفسه‌ها باید با موجودی ثبت‌شده در سیستم مقایسه شود.

اما اجرای همین کار ساده، اگر به‌صورت دستی انجام شود، خودش می‌تواند منشأ خطا باشد.

در سیستم انبار پارمیس استار، فرآیند انبارگردانی برای مقایسه موجودی واقعی و سیستمی و شناسایی مغایرت‌ها در نظر گرفته شده است. نتیجه شمارش می‌تواند اختلاف‌های مقداری و در ادامه آثار ریالی آن‌ها را مشخص کند.

مزیت مهم‌تر زمانی دیده می‌شود که فرآیند شمارش از پشت میز خارج شود.

انبارگردانی با موبایل، تبلت و PDA

در انبار واقعی، کالاها کنار کامپیوتر قرار ندارند. کاربر باید بین قفسه‌ها حرکت کند، کالا را پیدا کند و اطلاعات آن را ثبت کند.

اینجاست که استفاده از تجهیزات قابل حمل معنی پیدا می‌کند.

در اکوسیستم پارمیس، پارمیس اسمارت امکان انجام بخشی از عملیات انبار را روی موبایل، تبلت و تجهیزات اندرویدی مانند PDA فراهم می‌کند. استفاده از بارکدخوان نیز می‌تواند سرعت شناسایی کالا را افزایش دهد.

این ساختار در انبارگردانی اهمیت بیشتری دارد؛ زیرا شمارش می‌تواند در همان محل نگهداری کالا انجام شود و نیاز به نوشتن اطلاعات روی برگه و ثبت دوباره آن‌ها کاهش پیدا کند.

پشتیبانی از سناریوهای آنلاین و آفلاین نیز برای محیط‌هایی که دسترسی پایدار به شبکه ندارند کاربردی است.

هدف فناوری در اینجا پیچیده‌تر کردن انبار نیست؛ برعکس، قرار است فاصله بین قفسه کالا و اطلاعات سیستم کوتاه‌تر شود.

پنجمین انتظار: فقط موجودی فعلی را نبینیم؛ گردش کالا را هم بشناسیم

اینکه امروز از یک کالا ۲۰۰ عدد موجود داریم، اطلاعات مفیدی است. اما برای تصمیم‌گیری بهتر باید بدانیم این موجودی چگونه به این عدد رسیده است.

چه مقدار خرید داشته‌ایم؟
چه مقدار فروخته شده؟
چه زمانی کالا وارد یا خارج شده؟
گردش آن در چند ماه گذشته چگونه بوده است؟

کاردکس مقداری و ریالی کالا برای پاسخ به همین پرسش‌ها اهمیت دارد.

با بررسی گردش کالا می‌توان رفتار موجودی را بهتر شناخت. بعضی کالاها گردش بالایی دارند و مرتب خرید و فروش می‌شوند. گروه دیگری ممکن است ماه‌ها در انبار باقی بمانند.

اینجا موضوع مهم دیگری مطرح می‌شود: کالاهای راکد و کم‌تحرک.

موجودی راکد فقط فضای انبار را اشغال نمی‌کند؛ بخشی از سرمایه کسب‌وکار را نیز درگیر کرده است. اگر مدیر بتواند این کالاها را سریع‌تر شناسایی کند، می‌تواند درباره فروش، تخفیف، توقف خرید یا نحوه مدیریت آن‌ها تصمیم بگیرد.

یک نرم‌افزار کنترل موجودی خوب باید به مدیر کمک کند تفاوت میان «موجودی مفید» و «سرمایه‌ای که مدت زیادی در انبار مانده» را بهتر ببیند.

ششمین انتظار: موجودی فقط تعدادی نیست، ارزش مالی هم دارد

انبار یکی از نقاط اتصال عملیات و حسابداری است.

هر کالایی که وارد انبار می‌شود، علاوه بر تعداد، ارزش مالی نیز دارد. خرید، هزینه‌های مرتبط و گردش کالا در نهایت روی ارزش موجودی و بهای کالا اثر می‌گذارند.

به همین دلیل، مدیر مالی فقط نمی‌پرسد «چند عدد کالا داریم؟»؛ برای او ارزش ریالی موجودی هم مهم است.

اطلاعات مقداری و ریالی انبار باید بتوانند در کنار یکدیگر قرار بگیرند تا گزارش‌های موجودی فقط از زاویه تعداد بررسی نشوند.

این ارتباط زمانی دقیق‌تر می‌شود که انبار بخشی از یک نرم افزار جامع حسابداری و مالی باشد و اطلاعات خرید، فروش و گردش کالا مجبور نباشند میان سیستم‌های جداگانه دوباره ثبت شوند.

در چنین ساختاری، واحد مالی و انبار درباره دو نسخه متفاوت از موجودی صحبت نمی‌کنند؛ داده عملیاتی انبار می‌تواند مبنای اطلاعات مالی مرتبط نیز قرار بگیرد.

هفتمین انتظار: انبار با فروش و خرید حرف بزند

یک نرم‌افزار انبارداری هرچقدر هم امکانات داشته باشد، اگر از فروش و خرید جدا باشد، بخشی از کار همچنان دستی باقی می‌ماند.

وقتی خرید انجام می‌شود، کالا وارد انبار می‌شود. هنگام فروش نیز موجودی باید تحت تأثیر خروج کالا قرار بگیرد.

در پارمیس استار، انبار با زیرسیستم بازرگانی در ارتباط است و اطلاعات خرید و فروش می‌توانند با گردش کالا مرتبط باشند.

این ارتباط یک مزیت ساده اما مهم دارد: اطلاعات لازم نیست برای یک رویداد واحد چند بار ثبت شوند.

برای مثال، وقتی کالایی در فرآیند خرید وارد مجموعه می‌شود، انبار فقط یک سیستم جدا برای ثبت مجدد همان اتفاق نیست. یا هنگام فروش، اطلاعات خروج کالا می‌تواند با فرآیند فروش مرتبط باقی بماند.

نتیجه، کاهش دوباره‌کاری و کمتر شدن احتمال اختلاف میان اطلاعات فروش، خرید و موجودی است.

هشتمین انتظار: انبار باید بخشی از فرآیند تولید باشد

در یک مجموعه تولیدی، انبار فقط محل نگهداری کالای آماده فروش نیست.

مواد اولیه وارد انبار می‌شوند، برای تولید مصرف می‌شوند، کالاهای نیمه‌ساخته ممکن است بین مراحل مختلف جابه‌جا شوند و در پایان محصول نهایی دوباره وارد موجودی می‌شود.

بنابراین ارتباط تولید و انبار اهمیت زیادی دارد.

اگر سیستم تولید و انبار از یکدیگر جدا باشند، مصرف مواد و ورود محصول باید بین دو سیستم منتقل شود. با افزایش حجم عملیات، این کار می‌تواند هم وقت‌گیر باشد و هم احتمال اختلاف را بالا ببرد.

پارمیس استار این ارتباط را در همان اکوسیستم حفظ می‌کند؛ انبار می‌تواند با فرآیندهای تولید و بهای تمام‌شده در ارتباط باشد و گردش مواد و محصولات بخشی از جریان عملیاتی مجموعه باقی بماند.

برای یک کارخانه، این موضوع از بسیاری امکانات ظاهری نرم‌افزار مهم‌تر است.

نهمین انتظار: انبار باید با بازرگانی و واردات هم ارتباط داشته باشد

در شرکت‌های بازرگانی، به‌ویژه مجموعه‌هایی که با واردات کالا سروکار دارند، موجودی فقط آن چیزی نیست که روی قفسه انبار داخلی قرار دارد.

ممکن است کالا در مسیر، گمرک یا مراحل مختلف تأمین باشد.

در این شرایط، ارتباط اطلاعات انبار با فرآیندهای بازرگانی کمک می‌کند مدیر نگاه دقیق‌تری به وضعیت کالا داشته باشد.

وقتی اطلاعات خرید، بازرگانی، ورود کالا و موجودی در مسیرهای جداگانه مدیریت شوند، رسیدن به تصویر واقعی دشوارتر خواهد بود.

هدف یکپارچگی در اینجا این نیست که همه واحدها یک کار انجام دهند؛ هر واحد مسئول فرآیند خودش است، اما اطلاعات مرتبط نباید به جزایر جدا از هم تبدیل شوند.

دهمین انتظار: ارسال کالا هم بخشی از انبارداری است

کار انبار همیشه با صدور حواله تمام نمی‌شود.

بعد از آماده شدن کالا، باید مشخص باشد محموله چگونه، با چه وسیله‌ای و توسط چه شخصی ارسال شده است.

ثبت اطلاعات حمل، راننده و وسیله نقلیه کمک می‌کند فرآیند خروج کالا فقط به عدد موجودی محدود نماند.

در مجموعه‌هایی که ارسال روزانه زیادی دارند، این اطلاعات برای پیگیری تحویل و کنترل عملیات اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.

وجود امکان پیوست اسناد و مستندات مرتبط با کالا یا اسناد انبار نیز باعث می‌شود مدارک مربوط به عملیات پراکنده باقی نمانند و بتوان آن‌ها را در کنار اطلاعات اصلی نگهداری کرد.

یازدهمین انتظار: گزارش باید قبل از ایجاد مشکل به مدیر کمک کند

نرم‌افزار انبارداری فقط برای ثبت اتفاقاتی که قبلاً رخ داده‌اند نیست.

مدیر انتظار دارد بتواند از داده‌های انبار برای تصمیم‌های بعدی استفاده کند.

کدام کالاها کم شده‌اند؟
کدام کالاها گردش کمی دارند؟
وضعیت هر انبار چیست؟
ارزش موجودی چقدر است؟
چه مغایرت‌هایی در انبارگردانی پیدا شده؟
کدام کالاها نیاز به بررسی بیشتر دارند؟

گزارش‌های گردش، موجودی و داشبوردهای مدیریتی در چنین شرایطی اهمیت پیدا می‌کنند.

داشبورد خوب قرار نیست فقط چند نمودار زیبا نمایش دهد. ارزش اصلی زمانی است که مدیر بتواند مسئله را سریع‌تر پیدا کند.

برای نمونه، افزایش موجودی همیشه اتفاق خوبی نیست. شاید فروش کالایی کاهش پیدا کرده و سرمایه در انبار مانده باشد. در مقابل، کاهش موجودی هم الزاماً نشانه فروش خوب نیست؛ شاید تأمین کالا با مشکل مواجه شده باشد.

داده زمانی مفید است که به تصمیم منتهی شود.

دوازدهمین انتظار: هر کاربر فقط اطلاعات موردنیازش را ببیند

سیستم انبار معمولاً فقط یک کاربر ندارد.

انباردار، مدیر انبار، مسئول خرید، مدیر مالی و مدیرعامل هر کدام به بخش متفاوتی از اطلاعات نیاز دارند.

یکپارچگی به معنی باز بودن همه اطلاعات برای همه کاربران نیست.

امکان تعریف سطح دسترسی کمک می‌کند هر شخص براساس نقش خود به بخش‌های موردنیاز دسترسی داشته باشد. به این ترتیب می‌توان در کنار دسترسی سریع به اطلاعات، کنترل و امنیت اطلاعات را نیز حفظ کرد.

این موضوع با بزرگ‌تر شدن سازمان و افزایش تعداد کاربران اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.

سیزدهمین انتظار: Excel ابزار کمکی باشد، نه سیستم اصلی انبار

Excel هنوز هم در بسیاری از انبارها حضور دارد و در بعضی کارها نیز بسیار کاربردی است.

مشکل زمانی ایجاد می‌شود که فایل‌های Excel به سیستم اصلی مدیریت انبار تبدیل شوند.

چند نسخه از یک فایل ایجاد می‌شود، معلوم نیست آخرین تغییر توسط چه کسی انجام شده و با بیشتر شدن کاربران احتمال اختلاف اطلاعات افزایش پیدا می‌کند.

در پارمیس استار امکان ورود و خروج اطلاعات از طریق Excel وجود دارد، بنابراین Excel می‌تواند برای انتقال یا تبادل اطلاعات استفاده شود، بدون اینکه لزوماً مرجع اصلی موجودی باشد.

مرجع اصلی باید سیستمی باشد که گردش کالا، دسترسی کاربران و تاریخچه عملیات را کنترل می‌کند.

یک نرم‌افزار انبارداری مدرن را با این سؤالات بسنجید

هنگام انتخاب نرم‌افزار انبار، به‌جای تمرکز صرف بر تعداد منوها، بهتر است چند سناریوی واقعی کسب‌وکار را امتحان کنید:

• آیا می‌توان موجودی هر کالا را به تفکیک انبار مشاهده کرد؟
• اگر کالا رنگ، سایز، مدل یا مشخصه خاص داشته باشد، سیستم چگونه آن را مدیریت می‌کند؟
• آیا بارکد و شماره سریال قابل ثبت و رهگیری هستند؟
• وقتی چند انبار داریم، انتقال کالا چگونه ثبت می‌شود؟
• آیا می‌توان کالاهای نزدیک به کمبود یا نقطه سفارش را شناسایی کرد؟
• کالاهای تاریخ‌دار چگونه کنترل می‌شوند؟
• انبارگردانی چگونه انجام می‌شود و مغایرت واقعی و سیستمی چطور مشخص می‌شود؟
• آیا امکان شمارش با موبایل، تبلت یا PDA وجود دارد؟
• چه گزارش‌هایی برای کالاهای راکد و کم‌تحرک در دسترس است؟
• موجودی مقداری و ارزش ریالی آن چگونه گزارش می‌شود؟
• ارتباط نرم‌افزار با خرید، فروش، حسابداری و تولید چگونه است؟
• اطلاعات حمل و ارسال کالا چطور نگهداری می‌شوند؟
• سطوح دسترسی کاربران تا چه حد قابل کنترل است؟

اگر دموی نرم‌افزار براساس همین سناریوها انجام شود، شناخت بسیار دقیق‌تری نسبت به توان واقعی سیستم به دست می‌آید.

انبارداری مدرن یعنی کنترل جریان کالا، نه فقط ثبت موجودی

نرم‌افزار انبار زمانی فقط ابزاری برای ثبت ورود و خروج بود. اما با افزایش تعداد کالاها، انبارها، شعب و حجم عملیات، انتظار کسب‌وکارها نیز تغییر کرده است.

مدیر امروز باید بتواند بداند چه کالایی دارد، کجا قرار گرفته، چگونه وارد شده، چه زمانی خارج شده، چه مقدار گردش داشته و ارزش آن چقدر است. باید کالاهای کم‌موجودی، راکد و تاریخ‌دار را بشناسد، مغایرت‌های انبارگردانی را پیدا کند و در صورت نیاز کالا را با بارکد، سریال یا کد رهگیری دنبال کند.

پارمیس استار تلاش می‌کند این زنجیره را فقط داخل انبار نگه ندارد. اطلاعات موجودی با فروش، خرید، حسابداری، تولید و سایر فرآیندهای مرتبط در ارتباط قرار می‌گیرند و کاربر می‌تواند بخشی از عملیات را نیز با تجهیزات سیار انجام دهد.

بنابراین هنگام انتخاب یک سیستم انبارداری، شاید سؤال اصلی این نباشد که:

«آیا نرم‌افزار رسید و حواله دارد؟»

سؤال دقیق‌تر این است:

«آیا این سیستم می‌تواند از لحظه شناسایی کالا تا شمارش، ردیابی، جابه‌جایی، ارزش‌گذاری و ارتباط آن با سایر بخش‌های کسب‌وکار، یک جریان قابل کنترل ایجاد کند؟»

پاسخ به همین سؤال، تفاوت میان یک نرم‌افزار ساده ثبت موجودی و یک سیستم انبارداری متناسب با نیازهای امروز کسب‌وکار را روشن‌تر می‌کند.