از همان زمانی که کسبوکارها راه افتادند، حسابداری نیز وجود داشت. همگام با رشد و پیچیده‌شدن کسبوکارها، تکنیک‌ها و ابزارهای حسابداری هم تغییر کرد و از چرتکه و ابزارهای ساده‌تر به نرم‌افزارهای حسابداری رسید. در دنیای امروز، نرم افزار حسابداری یکی از اجزای جدایی‌ناپذیر مدریت مالی هر کسب‌و‌کاری محسوب می‌شود. اگر برای خرید و استفاده از این برنامه‌‌های کاربردی شک دارید، کافی است نگاهی به فواید زیر بیندازید تا مطمئن شوید که باید یکی از این نرم افزارها را بخرید و استفاده کنید. اما در ابتدا باید بدانیم یک نرم افزار حسابداری دقیقا چیست.
نرم افزار حسابداری چیست؟
نرم افزار حسابداری یک برنامه کامپیوتری است که به‌شکل اختصاصی برای مدریت جنبه‌های مختلف مالی یک کسبوکار تهیه شده است. این جنبه‌‌ها شامل هزینه‌ها، درآمد‌ها، محل هزینه و درآمد، مقدار آنها، محاسبه شاخص‌های مالی حسابداری مانند سود ناخالص، سود خالص، درآمد عملیاتی و…. است. این نرم‌افزارها می‌توانند اطلاعات ارزشمندی را در لحظه ارائه داده و تجزیه و تحلیل‌های مفیدی را بر روی داده‌ها انجام دهند. بدون این اپلیکیشن‌ها، حسابداری باید با دفاتر بزرگ و به‌شکل دستی انجام شود که بسیار زمان بر و سخت بوده و احتمال اشتباه در آن زیاد است.
یک نرم افزار حسابداری توسط برنامه‌نویس و با بهره‌گیری از دانش یک حسابدار حرفه‌ای ساخته می‌شوند.
مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری
مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری شامل موارد زیر است.
۱. اتوماسیون وظایف
یکی از مهمترین مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری، اتوماسیون کارهای تکراری است. ورود دستی معاملات، تطبیق و تولید گزارش‌های مالی می‌تواند زمان‌بر و مستعد خطا باشد. نرم افزار حسابداری این فرآیندها را خودکار می‌کند و باعث صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطر خطا می‌شود.
۲. نظارت مالی در لحظه
با روش‌های سنتی، گزارش‌های مالی معمولاً در پایان سال تولید می‌شوند و نظارت مالی در لحظه را تقریباً غیرممکن می‌کنند. اما با نرم‌افزار حسابداری آنلاین، کسبوکارها می‌توانند در هر زمان به داده‌های مالی خود دسترسی داشته باشند و آنها را تجزیه و تحلیل کنند. این کار امکان ردیابی بی‌درنگ درآمد، هزینه‌ها و سودآوری را فراهم کنند.
۳. مدیریت جریان نقدی
مدیریت جریان نقدی، برای بقا و رشد شغل بسیار مهم است. جریان نقدی به حرکت پول در داخل و خارج کسب و کار اشاره دارد (درآمد و هزینه). نرم افزار حسابداری می‌تواند به کسبوکارها کمک کند تا با داشتن اطلاعات دقیق و به‌روز در مورد وضعیت مالی خود، جریان نقدی را به‌طور مؤثرتری مدیریت کنند. این کار به کسبوکار امکان می‌دهد مطالبات پرداختی و دریافتی را به‌طور دقیق پیگیری کرده و درک واضحی از وضعیت مالی شرکت در هر زمان داشته باشند.
۴. بهبود تصمیم‌گیری
نرم افزار حسابداری با ارائه یک نمای جامع و بلادرنگ از داده‌های مالی، می‌تواند تصمیم‌گیری را به میزان قابل توجهی بهبود دهد. با دسترسی به داده‌های مالی دقیق و به روز، صاحبان و مدیران کسبوکار می توانند تصمیمات آگاهانه‌ای برای رشد و سودآوری بگیرند.
۵. یکپارچه‌سازی با سیستم‌های دیگر
اکثر نرم افزارهای حسابداری می‌توانند به‌طور یکپارچه با اپلیکیشن‌های دیگر مانند برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) و مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) ادغام شوند. این یکپارچگی سبب ثبات داده‌ها در عملکردهای مختلف تجاری و کارایی کلی بهتر کسبوکار می‌شود. برای مثال اطلاعات مربوط به خرید و یا فروش به همراه قیمت‌ها به شکل مستقیم به نرم افزار حسابداری وارد شده و در محاسبات مورد استفاده قرار می‌گیرد. نرم افزار حسابداری هلو APEX از معدود نرم افزارهای ایرانی است که با ارائه راهکارهای متنوع در اتصال رایگان نرم افزار حسابداری از طریق API و وب سرویس به راحتی به نرم افزارها، سایت ها و هرچه که تصور کنید متصل می شود و به عنوان حامی می تواند آن را در سایت هلواستور به عنوان یک مارکت پلیس ابزارهای متصل به هلو APEX به فروش برساند.
۶. صرفه‌جویی در فضا
نرم‌افزارهای حسابداری فضای فیزیکی اشغال نمی‌کنند، اما در عین حال می‌توانند اطلاعات حسابداری مربوط به سال‌های طولانی را درخود ذخیره کنند. بدون استفاده از این نرم‌افزارها، باید از دفترهای حجیم حسابداری و انبارهای بزرگ برای ذخیره این دفاتر استفاده نمایید. این امر مستلزم صرف هزینه زیادی بوده و دسترسی به اطلاعات نیز بسیار سخت و زمان‌گیر می‌کند.
۷. جلوگیری از سوء استفاده‌های مالی
دستکاری اطلاعات یک نرم افزار حسابداری و یا دسترسی غیرمجاز به اطلاعات آن دشوار است. این در حالی است که امکان داده‌سازی، تغییر اطلاعات، محاسبات و…. در روش دستی بسیار بیشتر و کشف آن نیز سخت‌تر است. برای تشخیص سوء استفاده‌های مالی در روش سنتی، همه دفاتر باید مجددا مورد بررسی قرار گرفته و اطلاعات آنها دوباره محاسبه گردد. یکپارچگی نرم افزارهای حسابداری با سایر سیستم‌های انبارداری، توزیع، خرید و … امکان دستکاری و یا ناسازگاری اطلاعات را به حداقل می‌رساند.
این مزایا واقعا قانع‌کننده هستند، اما انتخاب یک نرم افزار حسابداری که مناسب نیازها و فرآیندهای کسبوکار شما باشد، ضروری است. انواع مختلفی از نرم افزار حسابداری در بازار وجود دارد. برخی نمونه‌های خارجی آن را نیز می‌توانید به‌راحتی دانلود کنید. اما یک نرم افزار کاربردی که نیازهای شرکت شما را برآورده کند، باید بر اساس سیستم بانکی و تجاری ایران طراحی و پیاده‌سازی شده باشد و آپدیت‌های منظمی را نیز ارائه دهد. نرم افزارحسابداری هلو APEX یکی از نرم افزای مفیدی است که می‌توانید برای سامان‌دادن به کسبوکار خود از آن استفاده کنید.
