به گزارش بازار، همه ما جمله معروف «دانش قدرت است» را بارها شنیده‌ایم و هر روز بیشتر و بیشتر به حقیقت آن، چه در زندگی کاری و چه در زندگی شخصی خود پی برده‌ایم. از طرفی در سال‌های اخیر و در سطح جهانی، شاهد آن هستیم که افراد و متقاضیان مشاغل فاقد مهارت‌های تکنولوژیکِ «سطح بالا» هستند، مهارت‌هایی که برای بسیاری از مشاغل و شرکت‌های بزرگ حیاتی هستند.
ناگفته نماند که پیدا کردن کارکنانی با مهارت بالا نیازمند سرمایه‌گذاری است. به همین منظور یکی از بهترین راه‌هایی که کسب‌وکارها می‌توانند به این هدف دست یابند، شناسایی، پرورش و نگهداشت کسانی است که در وهله اول دانش دارند. دانش دارایی بسیار ارزشمندی است و ۷۴ درصد از سازمان‌ها تخمین می‌زنند که قواعد مؤثر مدیریت دانش، بهره‌وری شرکت را بین ۱۰ تا ۴۰ درصد افزایش می‌دهند. با در نظر گرفتن این موضوع، تعجب‌آور نیست که ببینیم شیوه‌های ضعیف به اشتراک گذاری دانش برای ۵۰۰ شرکت برتر دنیا سالانه حدود ۳۱.۵ میلیارد دلار هزینه دارد.
مدیریت دانش چیست و درباره چیست؟
مدیریت دانش مجموعه‌ای از ابزارها، رویه‌ها، فرایندها، شیوه‌ها و رفتارهای مطلوب است که به یک سازمان کمک می‌کند تا بهره‌وری بیشتری را تجربه کند. این مفهوم رویکردی یکپارچه را برای شناسایی، جمع آوری، ارزیابی، بازیابی و به اشتراک گذاری همه دارایی‌های اطلاعاتی یک شرکت ترویج می‌کند. دارایی‌ها ممکن است شامل پایگاه‌های اطلاعاتی، فرایندها، اسناد، خط‌مشی‌ها، تخصص و تجربه‌ای باشد که قبلاً ثبت نشده است.
برای سازمان‌ها، مدیریت دانش به عنوان مدیریت کسب و کار مبتنی بر دانش شناخته می‌شود. روش‌های اشتراک‌گذاری دانش همچنین ارتقای یادگیری و نوآوری در سراسر سازمان را تسهیل می کند. مدیریت دانش اغلب بر چگونگی جذب دانش متمرکز است؛ اینکه چگونه می‌توانید با داشتن بینشی خاص دانش را به نحوی ارتباط دهید که افراد را مجذوب خود کند و آنها را علاقه‌مند به یادگیری بیشتر کند. یا اینکه چگونه دانش را به گونه‌ای بسته‌بندی کنید که کانتکس یا همان پس‌زمینه آن از بین نرود. بهترین راه برای رسیدن به این اهداف، استفاده از ابزارها و تکنیک‌هایی درست از جمله نرم‌افزار مدیریت دانش؛ روندسازها و شبکه‌های اجتماعی درون سازمانی برای بهبود اشتراک‌گذاری دانش است.
مدیریت دانش ارتباط زیادی با نحوه رفتار، کار و فرهنگی که ایجاد می‌کنید، حمایت می‌کنید و پرورش می‌دهید یا حتی به عنوان رهبران سازمان با آن مقابله می‌کنید؛ دارد. در برخی موارد، ممکن است لازم باشد با فرهنگ «اینکار اینجا انجام نشده و نیاز به دوباره‌کاری است» مقابله کنید یا از آن سرپیچی کنید، تا کارکنان بتوانند تجربیات شکست‌ها و همچنین موفقیت‌هایشان را به اشتراک بگذارند. به‌طور خلاصه باید گفت مدیریت دانش شامل: فرآیندها، رفتارها، یادگیری، فناوری‌ها و شبکه‌ها است. این چیزی است که آن را به یک رشته جالب و به طور پیوسته در حال تکامل تبدیل می‌کند.
مزایای مدیریت دانش مناسب برای کسب و کار شما
هر سازمانی می‌تواند از اشتراک‌گذاری دانش، نوآوری، استفاده مجدد از دانش، همکاری و یادگیری دانش جدید بین افراد خود سود ببرد. همچنین با پیاده‌سازی جامع مدیریت دانش در کسب‌وکارتان، می‌توانید مدیریت دانش سازمانی را تقویت کنید تا بتوانید از مزایای کامل آن که در ادامه به آن می‌پردازیم بهره ببرید:
فرایند تصمیم‌گیری را ارتقا دهید.
ارکنان در صورت دسترسی به دانش کل سازمان می‌توانند کیفیت و سرعت تصمیم گیری را ارتقا دهند. ابزارهای همکاری سازمانی با در دسترس قرار دادن نظرات و تجربیات افراد مختلف با دیدگاه‌ها و قضاوت‌های متنوع، تصمیم‌گیری را تسهیل می‌کنند و دیدگاه‌های جدید و تازه‌ای را به انتخاب‌های قبلی اضافه می‌کند.
رضایت مشتری را افزایش دهید.
اشتراک گذاری دانش و همکاری متقابل، موجب افزایش ارزش ارائه شده به مشتریان می‌شود و سازمان می‌تواند پاسخ‌های سریع‌تری بدهد یا زمان بهبود یک محصول یا خدمات را کوتاه‌تر کند.
باعث ترویج نوآوری و تغییرات فرهنگی شوید.
مدیریت دانش اشتراک گذاری ایده‌ها، همکاری و دسترسی به آخرین اطلاعات را ممکن و تشویق می‌کند. همچنین به افراد اجازه می‌دهد تا محرک نوآوری و تغییرات فرهنگی مورد نیاز برای تکامل کسب و کار شوند.
سرعت دسترسی به دانش و اطلاعات را افزایش دهید.
مدیریت دانش عملیات یافتن اطلاعات مورد نیاز شما یا افرادی که به آن نیاز دارند را ساده می‌کند. کارایی و بهره‌وری را افزایش می‌دهد و به شما امکان می‌دهد بهتر کار کنید و تمایل به دوباره کاری یا همان اختراع مجدد چرخ را کاهش می‌دهد.
تلاش‌های بی‌جا را کم کنید.
هیچ کس دوست ندارد وقت خود را صرف انجام کاری تکراری کند. با این حال، مردم همیشه به دلایل زیادی این کار را انجام می‌دهند. اجتناب از تلاش‌های تکراری می‌تواند باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه شما شود و می‌تواند کارمندان را با انگیزه نگه دارد و کار را نیز ساده کند. بنابراین، با صرف نکردن زمان برای اختراع مجدد چرخ، می‌توانید زمان بیشتری برای اختراع چیز جدیدی در اختیار داشته باشید.
تحویل کالا و خدمات به مشتری را تسریع کنید.
یکی از تمایزهای حیاتی در بین رقبا سرعت اجراست. با فرض اینکه همه چیز برابر باشد، شرکت‌هایی که زودتر از دیگران خدمات یا محصول‌شان را تحویل دهند، برنده خواهند شد. با به اشتراک گذاری دانش و نوآوری در داخل سازمان، می‌توانید زمان ارائه یک پیشنهاد، محصول یا خدمات را به مشتری به میزان قابل توجهی کاهش دهید که منجر به افزایش نرخ سود، رضایت مشتریان قبلی و جذب مشتری جدید می‌شود.
باعث ایجاد رشد و نوآوری در سازمان شوید.
با رشد صنایع و افزایش رقابت، افزایش درآمد برای کسب و کارها چالش برانگیزتر از قبل شده‌است. چالشی که با ایجاد دانش جدید از طریق اشتراک گذاری موثر دانش، همکاری و ارائه اطلاعات می‌تواند محرک نوآوری در سازمان شود.
ابزارها و فناوری‌های کاربردی مدیریت دانش
ابزارها، فناوری‌ها و تکنیک‌های کاربردی مدیریت دانش، بلوک‌های سازنده‌ای هستند که از فرآیندها و رویه‌های تکرارپذیر پشتیبانی می‌کنند. استفاده منظم از این‌ها کارها را ساده می‌کند، کیفیت را بهبود می‌بخشد و هماهنگی را در سراسر سازمان برقرار می‌کند. همانطور که گفته شد، ابزارهای مدیریت دانش یکی از بهترین راه‌ها برای ادامه اهداف سازمانی شماست، بنابراین در اینجا نمونه‌هایی از برخی ابزارها و تکنیک‌هایی که می‌توانید در سازمانتان پیاده‌سازی کنید را آورده‌ایم:
سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری CRM)
به کمک CRM می‌توانید تعاملاتتان با مشتریان بالقوه را ردیابی کنید. به این ترتیب متوجه می‌شوید که چگونه کسب و کار شما را پیدا کرده‌اند و چه اطلاعاتی یا محصولاتی در وب‌سایت شما برایشان مهم بوده سپس می‌توانید ارتباطات تیم فروش خود را با آنها در طول چرخه خرید ردیابی کنید و سایر تعاملات مانند خریدهای مکرر مشتری را پیگیری کنید. ذخیره داده‌های مشتری در یک ابزار مدیریت دانش، کل تیم را قادر می‌سازد تا رابطه مشتری با کسب و کار را درک کند. بنابراین می‌توانید پاسخ آگاهانه‌تری به هر مشکلی که ممکن است رخ دهد ارائه دهید.
پایگاه دانش
پایگاه دانش آنلاین یک فهرست یا فهرست محتوای قابل جستجو در مورد محصولات شما و نحوه استفاده از آنها است. این ابزار مدیریت دانش می‌تواند شامل محتوای فنی در مورد عیب‌یابی نرم‌افزار شما، پاسخ به سوالات متداول (FAQ) و اطلاعات دیگری باشد که تجربه بهتری را در استفاده از نرم‌افزار یا محصول شما به مشتریان و حتی کارکنانتان ارائه می‌دهد.
شبکه اجتماعی درون سازمانی
شبکه اجتماعی درون سازمانی ابزارهایی هستند که جامعه پذیری دانش را تسهیل می‌کنند. در حال حاضر ویژگی‌های اجتماعی معمولا در همه نرم افزارهای سازمانی مانند مدیریت ارتباط با مشتری CRM، مدیریت دانش و ERP گنجانده شده است.
مدیریت شایستگی
مدیریت شایستگی یکی از پایه های مدل استراتژیک منابع انسانی است. این مدل شامل تجزیه و تحلیل عمیق اهداف سازمان برای تعریف دانش، مهارت‌ها و نگرش‌های سازمانی است. به عبارت دیگر، کارکنان شرکت باید چه شایستگی‌هایی را برای دستیابی به آن اهداف حفظ کنند یا ارتقا دهند.
سیستم‌های مدیریت یادگیری
بسیاری از سازمان‌های بزرگ، از ابزارهای LMS به عنوان راهی برای مدیریت فرایند آموزش و آموزش کارکنان استفاده می‌کنند. شرکت‌ها می‌توانند از فناوری LMS برای به اشتراک گذاشتن ماژول‌های آموزشی آنلاین و منابع آموزشی مرتبط با شغل استفاده کنند که به تیم‌هایشان در بهینه‌سازی عملیات و بهبود عملکرد کمک می‌کند. دوره‌های LMS نیز اغلب برای رسیدگی به مسائل مربوط به انطباق مورد استفاده قرار می‌گیرد و اطمینان حاصل می‌کند که کارمندان از مقررات جدیدی که ممکن است بر نحوه انجام وظایف آنها تأثیر بگذارد آگاه شوند.
ابزارهای مدیریت دانش راهی ارزشمند برای گسترش و رشد کسب و کار شما و همچنین حصول اطمینان از دستیابی به اهداف مطلوب سازمان هستند. با استفاده از ابزارهای مدیریت دانش مناسب اهدافتان، قادرید به این مزایا دست پیدا کند.
- به لطف دسترسی آسان به تخصص و شیوه‌های پیشرو، تصمیمات درست تجاری را افزایش دهید.
- نوآوری را از طریق همکاری گسترده‌تر و بدون مرز گسترش دهید.
- با به دست آوردن دانش صریح و ضمنی، از دست رفتن دانش را کاهش دهید.
- بهره‌وری را با فرایند آنبوردینگ و دسترسی به موقع به دانش افزایش دهید.
- با ارائه بینش‌های ارزشمند، رضایت مشتری را افزایش دهید.
- کیفیت و توانایی همکاری را با استانداردسازی روش‌های کار و ایجاد امکان گفتگو با خِبره بهبود بخشید.
- با کمک فناوری اطلاعات به کسب و کار خود اجازه رشد و دستیابی به اهداف را بدهید.
- افزایش رقابت سازمانی با استفاده از این دانش به شیوه ای استراتژیک که در اهداف تاکتیکی و اقدامات عملیاتی آشکار می شود.
در نهایت خوب است بدانید، داشتن سیستم مدیریت دانش دیگر یک کارِ لوکس یا یک خیال واهی نیست. در واقع، چشم‌انداز کسب‌وکار اکنون توسط شرکت‌هایی تعریف می‌شود که از سرمایه انسانی و دانش خود بهترین استفاده را می‌کنند؛ بنابراین یک سیستم مدیریت دانش برای هر سازمان بزرگ حیاتی است.
