ابلاغ دستورالعمل الزامات مؤسسات اعتباری - افق اقتصادی

به گزارش اقتصاد۱۰۰، در بخشنامه بانک مرکزی آمده است:

امروزه کنترل های داخلی از آن حیث که یکی از الزامات تحقق اهداف در هر سازمانی محسوب می شود، از اهمیت بسیاری برخوردار است. طبیعی است این مهم در مؤسسات اعتباری بنا به ماهیت خاص فعالیت و اقتضائات آن، دارای نقش و جایگاه بسیار مهم و اثرگذارتری است. بنا به همین ضرورت، «رهنمودهایی برای نظام مؤثر کنترل داخلی در مؤسسات اعتباری» توسط بانک مرکزی تدوین و طی بخشنامه ای به تاریخ ۳۱ خرداد ۱۳۸۶ جهت اجرا و استقرار نظام کنترل های داخلی به شبکه بانکی کشور ابلاغ شد. با عنایت به گذشت سالیان متمادی از ابلاغ رهنمود مذکور و تغییر شرایط و مقتضیات و اسناد بین المللی بالادستی، تدوین ضوابطی روزآمدتر درخصوص نظام مؤثر کنترل داخلی ایجاب می کرد.

بر همین اساس، بر مبنای مهم ترین استاندارد بین المللی در زمینه نظام کنترل های داخلی منتشره در سال ۲۰۱۳ توسط «کارگروه سازمان های پشتیبان مالی کمیسیون تردوی» موسوم به COSO تحت عنوان «چارچوب کنترل های داخلی یکپارچه» و همچنین سند «چارچوب سیستم کنترل داخلی برای بانک ها» از انتشارات کمیته بال در سال ۱۹۹۸ و نیز با نظرداشت مقررات کنترل های داخلی حاکم بر بانک ها در برخی از کشورهای منتخب، «دستورالعمل حداقل الزامات ناظر بر استقرار نظام کنترل های داخلی در مؤسسات اعتباری» تدوین و در جلسه ای به تاریخ ۲۹ بهمن ۱۴۰۲ کمیسیون مقررات و نظارت مؤسسات اعتباری بانک مرکزی مورد تأیید قرار گرفت که به پیوست نسخه ای از آن جهت استحضار ایفاد می شود.

پیش از پرداختن به اهم احکام دستورالعمل موصوف، ذکر ملاحظات زیر ضروری است:
الف) دستورالعمل مذکور، حداقل الزامات مربوط به طراحی و اجرای نظام کنترل های داخلی ایمن و محتاطانه بوده و یک راهنمای جامع متحدالشکل درخصوص کنترل های داخلی را برای تمامی مؤسسات اعتباری ارائه نمی دهد. چرا که طراحی و اجرای نظام کنترل های داخلی به عوامل مختلفی از جمله نوع و اندازه و ساختار و میزان ریسک پذیری مؤسسه اعتباری بستگی دارد.

ب) چنان چه اهداف، اجزا و سطوح نظام کنترل داخلی به خوبی برنامه ریزی، ترسیم و پیاده سازی شوند، می توان شاهد استقرار یک نظام کنترل داخلی مؤثر در مؤسسه اعتباری بود و چنانچه بازخورد مناسبی از این نظام بر اساس گزارش های کارایی و اثربخشی هر یک از اهداف، اجزا و سطوح تهیه و نسبت به رفع نواقص و ارتقاء لایه ها و سازوکارهای کنترلی اقدام شود، می توان گفت که نظام کنترل داخلی مطلوبی در مؤسسه اعتباری شکل گرفته است. بنابراین استقرار نظام کنترل داخلی یک فرآیند مستمر و پویا است که همواره باید کارایی و اثربخشی آن مورد بررسی قرار گیرد و راهکارهای مناسب جهت ارتقاء آن ارائه شود.

پ) با اجرای صحیح نظام کنترل داخلی، مؤسسه اعتباری از سیاست های جامع و کاملی که با ماهیت و پیچیدگی فعالیت های مؤسسه اعتباری سازگار بوده و به وسیله هیأت مدیره مصوب شده است، برای مدیریت محتاطانه ریسک های عمده در حوزه فعالیت های تجاری و عملیاتی برخوردار خواهد بود.

ت) پیاده سازی نظام کنترل های داخلی مستلزم باور، آگاهی و درک جامعی از مفاهیم حاکمیت شرکتی و خودارزیابی و خودکنترلی بوده که به صورت مستمر به ارزیابی فعالیت ها و آثار مالی و غیرمالی آن فعالیت ها بر محیط داخلی و بیرونی بپردازد.

با ذکر ملاحظات فوق، خاطرنشان می سازد دستورالعمل مذکور که مشتمل بر (۸) فصل، (۶۱) ماده و (۴) تبصره است و انتظار می رود از رهگذر اجرای دقیق و کامل آن در مؤسسات اعتباری، نظام کنترل داخلی یکپارچه ای پیاده سازی گردد، متضمن نکات و موارد پراهمیتی از جمله احکام ذیل است:

۱- تعریف نظام کنترل داخلی دایر بر این که فرآیندی است که توسط هیأت مدیره، هیأت عامل و دیگر کارکنان مؤسسه اعتباری برای کسب اطمینان معقول از دستیابی به اهداف مربوط به عملیات، گزارشگری و رعایت قوانین و مقررات، طراحی و مستقر شده است و شامل سه بخش اهداف، اجزا و سطوح است.

۲- اهداف نظام کنترل داخلی شامل؛ الف) اهداف عملیاتی که بیانگر اثربخشی و کارآیی فعالیت های مؤسسه اعتباری در استفاده از منابع و نیز حفاظت از دارایی ها در برابر سوءاستفاده و تقلب می باشد. ب) اهداف گزارشگری که به ارایه اطلاعات مفید و سودمند به منظور اتخاذ تصمیم های صحیح و پیشگیری از گمراهی ذی نفعان از طریق تهیه گزارش های مالی و غیرمالی به موقع، قابل اتکاء، مربوط و شفاف به صورت درون سازمانی و برون سازمانی معطوف است. ج) اهداف رعایت قوانین و مقررات که به منظور حصول اطمینان از رعایت تمامی قوانین، مقررات، استانداردهای لازم الاجرا برای مؤسسه اعتباری در داخل و خارج از کشور که مؤسسه اعتباری در آن ها دارای بانک مستقل فرعی، شعبه و یا دفتر نمایندگی است، ترسیم می شود.

۳- تبیین اجزای نظام کنترل داخلی در مؤسسه اعتباری شامل پنج جزء اصلی؛ محیط کنترلی، ارزیابی ریسک، فعالیت های کنترلی، اطلاعات و ارتباطات و فعالیت های نظارتی.

۴ – تبیین سطوح نظام کنترل داخلی برای مؤسسه اعتباری شامل؛ مؤسسه اعتباری، ادارات مرکزی، سرپرستی مناطق، شعب و وظایف و کارکردها است.
قطع نظر از مراتب فوق، در طراحی و اجرای صحیح نظام جامع کنترل های داخلی، انجام اقدامات ذیل توسط مؤسسه اعتباری ضروری و مورد انتظار است:
۱- ماهیت متفاوت کسب و کار هر مؤسسه اعتباری و لزوم طراحی کنترل های داخلی متناسب با آن.
۲- بهره گیری از تجارب کارشناسان خبره و اجرای گام به گام هر فصل از دستورالعمل حاضر متناسب با ساختار و روابط و متعاقباً ارزیابی کارایی و اثربخشی اجرای هر یک از فصول دستورالعمل؛
۳- شناسایی نقاط قوت و ضعف نظام کنترل داخلی مؤسسه اعتباری و اقدامات لازم جهت رفع نقاط ضعف، با توجه به اهمیت آثار مالی و غیرمالی آن ها بر محیط داخلی و بیرونی و با بهره گیری از تجزیه و تحلیل هزینه فایده؛
۴- تشریح و تفکیک وظایف واحدهای حسابرسی داخلی، مدیریت ریسک، تطبیق (رعایت قوانین و مقررات) و مبارزه با پولشویی توسط مؤسسه اعتباری؛
۵- برگزاری دوره های آموزشی برای کارکنان در زمینه های دانش، ابزارها و فعالیت های کنترلی در نظام کنترل های داخلی؛
۶- گزارش دهی مناسب به هیأت مدیره برای انجام دقیق نظارت بر چارچوب مدیریت ریسک مؤسسه اعتباری. بدین منظور اختیارات و مسئولیت های هر وظیفه کنترلی باید به نحو صحیحی مستند شود. مسئول هر وظیفه کنترلی به صورت دوره ای مستندات را بازنگری کرده و پیشنهاد تغییرات لازم برای آن را به هیأت مدیره یا مدیریت ارشد برای صدور مجوز آن ارائه نماید.
۷- تعیین شفاف و صریح نقش ها، مسئولیت ها و نحوه پاسخگویی در قبال اجرای سیاست ها.
۸- تدوین رویه ها و فرآیندهای مناسب به منظور اجرای سیاست ها در هر مؤسسه اعتباری. این موارد باید به تفصیل و به صورت دفترچه راهنمای رویه ها و فرآیندهای انجام کار مستند شود و به صورت دوره ای مورد بازنگری قرار گیرد تا انعکاس دهنده سیاست های جاری مؤسسه اعتباری باشد. همچنین باید شیوه های مناسبی به منظور نظارت بر رعایت و پیروی از سیاست ها و رویه های تدوین شده وجود داشته باشد. انحراف از این سیاست ها و رویه ها به صورت مستقل بررسی شده و از آن ها گزارش تهیه و به واحدهای مربوطه ارسال شود.