نوشته‌های افق

تشکل‌های کارفرمایی چگونه خود را مدیریت کنند؟

business association

افق اقتصاد:  تشکل‌های کارفرمایی در ایران هیچ‌گاه نقش عمده‌ای در سیاست‌‌سازی و تعیین روندهای اقتصادی نداشته‌اند. مانند هر کشور دیگری که در آن نهادهای مدنی توانایی به عهده گرفتن نقش مؤثر ندارند، در ایران نیز ناتوانی این نهادها حاصل عوامل متعدد اجتماعی و سیاسی است. یکی از این عوامل وجود اشکالات ساختاری در روند شکل گیری این نهادها و روابط  درونی و بیرونی آنها از جمله رابطه شان با قدرت است. مقاله حاضر به سادگی و بر اساس تجربه‌های حاصل از اعمال اصول حاکمیت شرکتی درصدد مقابله با این نقص از طریق ارائه راهکارهای جزئی برای حل مشکلات بالقوه و بالفعل این‌گونه از تشکل‌هاست. همکاران مطبوعاتی که گاه طرف مشاوره این‌گونه تشکل‌ها قرار می‌گیرند می‌توانند از طریق معرفی این مقاله به تشکل‌های تجاری، آنها را در نیل به موفقیت یاری کنند. ترجمه‌ی این مقاله توسط افق اقتصاد از یکی از جزوات تولید شده توسط «مرکز بین‌المللی بنگاه‌های خصوصی» و «فدراسیون جهانی اتاق‌های بازرگانی» صورت گرفته است. ترجمه‌ی عنوان اصلی آن جزوه «اصول مدیریتی برای تشکل‌هایکارفرمایی و اتاق‌های بازرگانی» است.

 

اصول مدیریتی برای تشکل‌های کارفرمایان و اتاق‌های بازرگانی

ترجمه‌ی احسان اشرفی

مدیریت مطلوب برای ایجاد تشکل‌های کارفرمایی مستقل و هدفمند که بتوانند با جذب حداکثر اعضا این اعضا را به درستی در صحنه سیاست‌گذاری عمومی نمایندگی کنند و علاوه بر آن از نظر مالی نیز عملکرد مسؤولانه ای داشته باشند ضروری است.

اصول مدیریتی عموما به معنی مجموعه ای از سیاست‌ها، نهادها، سازوکارها و شیوه‌ها برای کنترل و مدیریت یک تشکل است. رهبری کارآمد بخش کلیدی از این اصول محسوب می‌شود. مدیریت مطلوب نوعی از رهبری است که نماینده تمامی اعضای خود باشد، با تمامی آنها با عدالت برخورد کند و به بهترین شیوه در جهت منافع سازمان خود عمل نماید. استفاده از ساز و کارهای دموکراتیک برای انتخاب مدیران، استفاده از روش‌های تصمیم‌گیری شفاف و مسؤولانه و جداسازی عملکردهای مدیریتی و حاکمیتی در داخل سازمان از دیگر عوامل کلیدی در اصول مدیریت مطلوب هستند.

“مرکز بین‌المللی بنگاه‌های خصوصی “(سایپ) و “فدراسیون جهانی اتاق های بازرگانی”(دبلیو.سی.اف) این اصول را برای تسهیل مدیریت مطلوب در شرکت‌ها تهیه کرده اند. این اصول کارپایه (پلت فورم) اولیه ای را برای توسعه و تقویت سازوکارهای خاص ایجاد مدیریت مطلوب فراهم می کنند. این اصول با شناخت قابلیت‌های خاص هر کشور، تفاوت‌های سازمانی و محیط‌های متفاوت کسب و کار در آنها نسخه‌های اجباری و عام را معرفی نمی کند بلکه هدف این اصول معرفی راهکارهای مختلف حاکمیت مطلوب است تا تشکل‌های کارفرمایی در کشورهای مختلف بتوانند از آنها برای بهبود عملیات کنونی خود استفاده کنند. ما همچنین می‌دانیم این راهکارها به تنهایی برای ایجاد یک چارچوب مدیریتی خوب در تشکل‌ها کافی نیستند بلکه تغییر واقعی نیازمند ابزار و سازوکارهای دقیق و اجرای آنهاست.

ما این اصول را برای تشکل‌ها، اتاق‌ها و فدراسیون‌های بازرگانی در سطوح بین‌المللی، کشوری، منطقه ای و محلی قابل اجرا می‌دانیم. بر همین اساس ما تشکل‌ها، اتاق‌های بازرگانی و فدراسیون‌های تشکل‌ها را به عنوان سازمان های کارفرمایی که نماینده منافع جمعی اعضای کسب و کار خود، چه به عنوان شرکت های خصوصی چه سازمان ها و چه صاحبان کسب و کارهای شخصی هستند، محسوب می‌کنیم. ما می‌دانیم این سازمان‌ها می‌توانند شکل‌های مختلفی داشته، تحت قوانین مختلفی فعالیت کنند و شرایط عضویت متفاوتی داشته باشند اما اصول حاکمیتی تفاوتی بین شرایط عضویت قائل نمی‌شود و راهکارهایی را برای ایجاد تشکل‌های مؤثر که به‌درستی و بدون توجه به شرایط عضویت بتوانند اعضای خود را نمایندگی کنند معرفی می کند.

مدیریت کارا در تشکل‌های کارفرمایی

طی دهه‌های گذشته حاکمیت شرکتی از مساله‌ای که بیشتر مورد توجه شرکت های عمومی بزرگ در اقتصادهای توسعه یافته بوده به مساله ای مورد توجه شرکت های عام و خصوصی در همه‌ی کشورها تبدیل شده است. تشکل های کارفرمایی و اتاق های بازرگانی هم اکنون با مشکلات حاکمیتی مواجه هستند که شرکت های بزرگ از سالهای دهه ۱۹۹۰ با آنها مواجه بوده اند و مسأله حاکمیت شرکتی برای تشکل های تجاری نیز از همان اهمیتی برخوردار شده است که زمانی تنها برای شرکت‌ها اهمیت داشت. حاکمیت تشکلی برای تشکل‌های کوچک در بازارهای درحال توسعه نیز همانند تشکل های کارفرمایی بزرگ در بازارهای توسعه‌یافته دارای اهمیت است.

حاکمیت در تشکل های کارفرمایی به مفهوم سیاست‌ها، نهادها، سازوکارها و شیوه‌های مدیریت و کنترل آن سازمان است. مدیریت مطلوب در ایجاد یک تشکل تجاری پویا، پایدار، مستقل و مؤثر نقش کلیدی دارد تا بتواند نقش خود را در تقویت منافع اعضای خود و بخش خصوصی در نحوه سیاست‌گذاری در تمامی سطوح دولتی به خوبی انجام دهد.

راهکارهای مختلفی برای اعمال حاکمیت در سازمان های غیردولتی وجود دارند که بسیاری از آنها را می توان در تشکل های تجاری نیز به کار برد اما طبیعت متمایز تشکل های کارفرمایی نیازمند رویکرد متفاوتی است زیرا این تشکل ها سازمان هایی مبتنی بر عضویت هستند و مسؤولیت آنها در برابر اعضایی است که با پرداخت حق عضویت در مدیریت آن نیز نقش دارند.

این اصول اختیاری بوده و با این هدف معرفی شده اند تا نقطه آغازی برای توسعه و بهبود عملکرد مدیریتی تشکل های کارفرمایی باشند اما این تشکل ها همچنین باید از تمامی ملزومات قانونی و حقوقی حوزه فعالیت خود پیروی کنند. این اصول با کمک تشکل های کارفرمایی در سراسر جهان تهیه شده اند که نشان دهنده قابل استفاده بودن آنها در همه‌ی مناطق است.

 

اصول مدیریت برای تشکل های کارفرمایی

۱. ایجاد تشکل‌های مستقلِ عضومحور و رسالت محور

چارچوب حاکمیت تشکل‌های کارفرمایی باید به ایجاد تشکل‌های مستقل، مؤثر و هدفمند به گونه ای کمک کند که با نمایندگی منافع اعضای خود نقش گسترده تر خود در جامعه را نیز به درستی انجام دهند.

۱٫۱ تشکل باید در انتخاب اعضای هیات مدیره، نحوه انجام فعالیت‌ها و شیوه برخورد با اعضا از اصول دموکراتیک تبعیت کند.

تشکل باید روشهای شفافی را برای انتخاب رؤسا و تصمیم‌گیران اتخاذ کند. ممکن است با وجود انواع مختلف عضویت هریک از اعضا بنا بر درجه عضویت حقوق و مسؤولیت های خاصی داشته باشند اما تشکل باید با همه اعضا به عدالت رفتار کرده و با اتخاذ روشهای شفاف تصمیم‌گیری اجازه دسترسی به اطلاعات را به اعضا بدهد.

۱٫۲ چارچوب مدیریتی تشکل باید به گونه ای باشد که منافع عمده اعضای خود را نمایندگی کرده و در برابر اعضا پاسخگو باشد.

۱٫۳ تشکل باید در سطوح مدیریتی و کلیدی از بیرون تحت نفوذ نباشد.

۱٫۴ مدیران و تصمیم‌گیران تشکل نباید تحت نفوذ عضو و یا اعضای خاصی از تشکل باشند.

۱٫۵ تصمیم‌گیران باید در انجام وظایف خود بی‌طرف و مسؤولیت‌پذیر بوده، تضاد منافع نداشته و کاملا در جهت منافع اعضای خود عمل کنند.

مساله تضاد منافع باید به طرز کاملا شفاف در اسناد مدیریتی تشکل توضیح داده شده باشد.

شرح شغل و مسؤولیت‌های تصمیم‌گیران باید به‌وضوح توصیف شده و با اهداف کلی سازمان هم‌جهت باشد.

۱٫۶ ساختار هیات مدیره باید کاملا نماینده اعضای تشکل باشد.

۱٫۷ چارچوب حاکمیتی تشکل باید به گونه ای باشد که کارمندان و اعضای هیات مدیره در برابر اقدامات و تصمیماتشان مسوول و پاسخگو باشند، همچنین باید با اتخاذ یک سیستم مدیریتی جامع از ایجاد رابطه سازنده میان کارمندان و اعضای هیات مدیره اطمینان یافت.

۱٫۸ برنامه ها و فعالیت های تشکل باید با اهداف آن هماهنگ باشند.

۱٫۹ چارچوب حاکمیتی تشکل باید کاملا بی‌طرف و غیرحزبی باشد.

۱٫۱۰ این چارچوب حاکمیتی همچنین باید نظام جامعی برای انجام نظارت‌های داخلی و مدیریت ریسک داشته باشد.

۱٫۱۱ اهداف تشکل باید منعکس‌کننده منافع تمامی اعضا بوده و توسط این اعضا به شیوه ای دموکراتیک انتخاب شده باشند. این اهداف همچنین باید به صورت دوره ای مورد بازبینی قرار گیرند تا به‌درستی انعکاس دهنده ماموریت اصلی تشکل باشند. اعضا باید کاملا از این اهداف مطلع باشند.

۱٫۱۲ چارچوب حاکمیتی تشکل باید کاملا انعکاس دهنده برنامه استراتژیک آن باشد.

۱٫۱۳ چارچوب حاکمیتی تشکل باید شرایطی که اعضا تحت آن می توانند از نام تشکل در فعالیت‌های خود استفاده کنند را به درستی مشخص کرده باشد.

۱٫۱۴ چارچوب حاکمیتی تشکل باید برای اتخاذ مواضع عمومی کمیته‌های ویژه ای را تعیین کند تا منافع اعضا را به شیوه ای دموکراتیک و کاملا آگاهانه نمایندگی کنند.

۱٫۱۵ تصمیم‌گیران باید در ایجاد و یا لغو کمیته های سیاست‌گذاری کاملا شفاف باشند تا اطمینان یابند این کمیته ها نه بر اساس منافع اعضای خاص بلکه بر اساس منافع سازمان عمل می کنند. چارچوب حاکمیتی تشکل باید راهکارهای کتبی را برای نحوه فعالیت کمیته های سیاست‌گذاری فراهم کند و هیات مدیره باید از اعمال این راهکارها اطمینان یابد.

مسؤولیت‌های کمیته‌های سیاست‌گذاری عبارتند از:

* شناسایی و اولویت‌بندی مشکلات کنونی و آینده؛

* اتخاذ سیاست و موضع‌گیری درباره مسائل؛

* حمایت از تلاش‌هایی که برای تحلیل سیاست‌ها و ایجاد ارتباطات صورت می گیرد.

۱٫۱۶ قوانین و روند ایجاد کمیته و انتخاب اعضای آن باید کاملا شفاف و مشخص باشد.

۱٫۱۷ چارچوب حاکمیتی تشکل باید راهکارهای مشخصی را برای انتقال اطلاعات و ارتباط گرفتن بین کمیته های سیاست‌گذاری و هیات مدیره مشخص کرده باشد..

 

۲٫ اعضا به عنوان صاحبان تشکل

مدیریت سازمان باید بداند اعضای تشکل بنیان اصلی آن هستند و بر همین اساس امکاناتی فراهم آورد که آن‌ها به عنوان صاحبان مطلع و فعال عمل کنند تا مدیریت به شیوه ای شفاف، مسؤولانه، حرفه ای و مؤثر انجام شود.

۲٫۱ حقوق اساسی اعضای تشکل شامل موارد زیر است:

دستیابی به اطلاعات مربوط به تشکل به موقع و به طور منظم،

مشارکت و رأی دادن در نشست‌های عمومی،

شرکت در روند تصمیم‌گیری در تشکل.

۲٫۲ مسؤولیت‌های عمومی اعضا عبارتند از:

فعال بودن در سازمان،

پرداخت حق عضویت به صورت منظم و کامل،

وفادار بودن به سازمان و تضعیف نکردن آن،

تبعیت از آیین نامه.

۲٫۳ حقوق و مسؤولیت‌های اعضا باید صریحا در آیین نامه ذکر شده و برای تمامی اعضا قابل دسترسی باشد.

۲٫۴ با توجه به وجود مدل‌های مختلف انتخاب هیات مدیره اعضا باید بر اساس قوانین و روش های واضح و شفاف در انتخاب و یا لغو عضویت اعضای هیات مدیره مشارکت داشته باشند.

۲٫۵ اعضا حق دارند در تصمیمات مربوط به ایجاد تغییرات بنیادین در چارچوب تشکل مانند اصلاح آیین نامه، اساسنامه  و یا اسناد حاکمیتی مشابه مشارکت داشته و از آنها مطلع باشند.

۲٫۶ ترکیب مدیریت تشکل باید کاملاَ نماینده ای از ترکیب اعضای آن باشد.

۲٫۷ اعضا باید امکان حضور شفاف و رأی دادن در مجامع عمومی را داشته و از قوانین حاکم بر این جلسات خصوصا قوانین مربوط به نحوه رأی دادن مطلع باشند.

۲٫۸ مدیریت تشکل باید از تمامی اعضا برای استفاده از حقوق مالکیتی خود در تشکل حمایت کند.

۲٫۹ اعضا باید به هیات مدیره اجازه دهند تا مسؤولیت‌های خود را به خوبی انجام دهند.

۲٫۱۰ هریک از اعضا باید به موضع‌گیری های تشکل در مسائل عمومی که بر اساس منافع اکثریت اعضا اتخاذ شده احترام بگذارد.

 

۳ . رفتار عادلانه با تمامی اعضا

رفتار ساختار حاکمیتی تشکل با تمامی اعضا باید عادلانه و منصفانه باشد.

۳٫۱ رفتار یکسان با تمامی اعضایی که در ردیف‌های یکسان عضویت قرار دارند.

۳٫۲ اگر ردیف های عضویت مختلفی در سازمان وجود دارند معیارهای تقسیم اعضا به ردیف های مختلف باید کاملا واضح باشد و در اختیار تمامی اعضا قرار بگیرد.

۳٫۳ فرآیندها و مراحل موجود در مجامع عمومی باید برای تمامی اعضا عادلانه بوده و به‌طور مثال شرکت در انتخابات و رای گیری را برای اعضا دشوار و پرهزینه نکند.

۳٫۴ اهداف و دستورالعمل ها باید بازتاب دهنده نیازها و اولویت های فراگیر اعضا باشد.

۳٫۴ زمانی که تصمیمات هیات مدیره می تواند بر اعضای مختلف تاثیرات متفاوتی داشته باشد هیات مدیره باید با تمامی اعضا منصفانه برخورد کند.

 

۴. نقش، ساختار و مسؤولیت های هیات مدیره

ساختار حاکمیتی تشکل باید هیات مدیره ای ایجاد کند که به راهکارهای استراتژیک، توسه سیاست‌ها و نظارت بر اجرای آنها بپردازد. هیات مدیره همچنین باید بر انطباق عملکردها با قوانین ملی و سازمانی، مقررات و استانداردهای اخلاقی مربوطه، مدیریت مناسب توسط کارمندان حرفه ای و تضمین شفافیت و پاسخگویی نظارت داشته باشد.

۴٫۱ حاکمیت و مدیریت در تشکل باید جدا از یکدیگر باشد و هیات مدیره نیز باید مسوولیت‌های خود را با هدف دستیابی به تعادل میان تشکل های داوطلب‌محور  یا کارمندمحور انجام دهد.

تشکل های کارفرمایی برای تصمیمات حاکمیتی و مدیریتی خود بر داوطلبان تکیه می‌کنند و به همین دلیل حفظ رابطه مناسب بین داوطلبان و کارکنان یکی از نگرانی های مهم در ایجاد حاکمیت مطلوب است. در تشکل‌های داوطلب‌محور معمولا بیشترین اعضا در رده‌های رهبری و تصمیم‌گیری را داوطلبان تشکیل می دهند در حالی که در تشکل های کارمندمحور کارمندان حقوق‌بگیر اکثریت اعضا در رده های بالای تصمیم‌گیری را تشکیل می دهند و داوطلبان بیشتر نقش مشاور را برای کارمندان بر عهده دارند. تشکل های کارمندمحور یا داوطلب محور هریک مزایای خود را دارند و هیچ مدل درست یا غلطی وجود ندارد بلکه مشکل اصلی خودداری از افراط در هریک از مدل ها و حفظ تعادل بین هردو مدل است به گونه ای که داوطلبان و کارمندان هریک بتوانند مسؤولیت‌های خود را به بهترین شیوه انجام دهند.

داوطلبان باید بر انجام وظایف حاکمیتی تمرکز کنند و به کارمندان برای انجام وظایف مدیریتی کمک کنند. این درحالی است که در بسیاری موارد و خصوصا در کشورهای درحال توسعه، به دلیل کمبود کارمندان حرفه‌ای، داوطلبان با قربانی کردن وظایف حاکمیتی وظایف مدیریتی برعهده می‌گیرند و این مشکل بزرگی است. به هر حال، راه حل بر آمدن از پس کمبود کارمندان حرفه‌ای چه به دلیل کمبود منابع انسانی و یا مالی این‌ است که تشکل‌ها کارمندان‌شان را برای بر عهده گرفتن مسوولیت‌های جدید آموزش دهند. این راه حل در درازمدت برای تشکل بسیار سودمندتر خواهد بود تا استفاده از اعضای هیات مدیره برای برعهده گرفتن مسؤولیت‌هایی که باید بر عهده کارمندان قرار داشته باشند.

۴٫۲ ساختار حاکمیتی تشکل باید مسوولیت‌های هیات مدیره و کارمندان اجرایی را صراحتا تعریف کرده و کار و مسوولیت‌ها را به درستی تقسیم کند.

۴٫۳ با توجه به اهمیت جدا ساختن روندهای حاکمیتی و مدیریتی اعضای هیات مدیره باید در انجام مسوولیت های خود فعال باشند و نه اینکه تنها به پیشنهادات کارکنان واکنش نشان دهند.

۴٫۴ هیات مدیره نباید مسؤولیت‌های خود را به کارمندان منتقل کند.

۴٫۵ تعداد اعضای هیات مدیره باید با ساختار تشکل همخوانی داشته باشد. تشکل‌ها نباید هیات مدیره کوچکی داشته باشند که نتواند به خوبی بازتاب دهنده تنوع اعضای آنها باشد و همچنین باید از ایجاد هیات مدیره بیش از اندازه بزرگ خودداری کنند.

۴٫۶ اعضای هیات مدیره باید به صورت کاملا آگاهانه، با حسن نیت، مراقبت، کوشش و در جهت منافع تشکل و اعضای آن عمل و از تمامی قوانین و مقررات مربوطه تبعیت کنند.

۴٫۷ ساختار حاکمیتی تشکل باید مهارت های تکمیلی را به اعضای هیات مدیره ارائه کند تا هیات مدیره بتواند مسؤولیت‌های خود را به بهترین شیوه انجام دهد.

۴٫۸ ساختارحاکمیتی باید قوانین مشخصی درباره محدودیت دوره مدیریت اعضای هیات مدیره داشته و آنها را به صورت مداوم اجرا کند.

۴٫۹ هیات مدیره با وجود به رسمیت شناختن حق افراد برای بیان مواضع شخصی سیاسی باید از نظر سیاسی کاملا بی‌طرف باشد.

۴٫۱۰ هیات مدیره باید مراقب باشد تمامی نهادهای حاضر در تشکل به اصول آن پایبند بوده و به نهادهایی مستقل تبدیل نشوند.

۴٫۱۱ اعضای هیات مدیره در برابر تمامی اعضای تشکلی که نمایندگی آن‌را بر عهده دارند پاسخگو هستند.

۴٫۱۲ ساختار حاکمیتی تشکل باید معیارهایی برای ارزیابی عملکرد اعضای هیات مدیره و مدیران ارشد ایجاد کند.

۴٫۱۳ اعضای هیات مدیره باید هم در تشکل و هم در کسب و کارهای خود از معیارهای بالای اخلاقی پیروی کرده و به اصول اخلاقی و رفتاری پایبند باشند.

۴٫۱۴ اعضای هیات مدیره برای انجام مسوولیت‌های خود باید به موقع به اطلاعات دقیق و مناسب دسترسی داشته باشند، آنها همچنین در دوره مسوولیت خود باید در فواصل زمانی مناسب آموزش‌های مورد نیاز را ببینند.

۴٫۱۵ ساختار حاکمیتی تشکل باید روش موثری برای استفاده از تحلیل و همفکری کارشناسان به صورتی داشته باشد که تضاد منافعی در ارائه نظر خود نداشته باشند تا تحلیل آنها را تحت تاثیر قرار دهد.

۴٫۱۶ تشکل باید روش‌هایی برای افشای خطاکاری‌ها داشته باشد تا کارمندان بتوانند خطاها را به درستی و بدون ترس از مزاحمت گزارش دهند.

۴٫۱۷ هیات مدیره باید وظایف مهم ذکر شده در زیر را نیز انجام دهد:

* اطمینان از پیروی از آیین نامه‌های تشکل؛

* بررسی، تصویب و نظارت بر اجرای استراتژی تشکل، برنامه‌های اجرایی، سیاست ریسک، بودجه سالانه و برنامه‌های تجاری. تعیین اهداف کاری برای مدیران ارشد و سازمان به صورت کلی، نظارت بر اجرا و عملکرد تشکل و نظارت بر مشارکت‌ها و هزینه‌های عمده مالی.

نقش هیات مدیره در تضمین توسعه استراتژیک مناسب سازمان در انجمن‌های مختلف متفاوت است.  حداقل نقش هیات مدیره تصویب استراتژی تهیه شده توسط کارمندان است اما هیات مدیره‌ها امروز نقش هرچه فزاینده تری در تدوین استراتژی و اطمینان از اجرای آن در داخل سازمان دارند. هیات مدیره باید در اتخاذ استراتژی راه‌های ارتباطی باز و نزدیکی با مدیریت داشته باشد.

* نظارت بر کارآمد بودن شیوه‌های مدیریت تشکل و اعمال تغییرات در صورت نیاز؛

* انتخاب، نظارت و در صورت لزوم جابه‌جایی مدیران ارشد و نظارت بر روند جانشینی؛

* هماهنگ کردن پاداش‌های مدیران اجرایی با در نظر گرفتن منافع درازمدت تشکل و اعضای آن؛

* اطمینان از رسمی و شفاف بودن روند نامزدی و انتخاب اعضای هیات مدیره و تعیین شرایط لازم برای اعضای انتخابی:

  • قوانین برای نامزدی و انتخاب اعضای هیات مدیره باید شفاف و رقابتی باشد
  • روندها و مراحل باید مشخص باشند
  • فرآیند رای گیری باید به گونه ای باشد که اعضا را برای مشارکت هرچه بیشتر تشویق کند

* ایجاد و تقویت کمیته های کلیدی در هیات مدیره که می تواند شامل کمیته های زیر باشد:

  • کمیته حسابرسی
  • کمیته اجرایی
  • کمیته عضویت
  • کمیته نامزدی و انتخاب هیات مدیره
  • کمیته اخلاق
  • کمیته مدیریت ریسک

* حفظ مسوولیت های امانت داری شامل:

  • ایجاد یک چرخه سالانه برای مدیریت مالی شامل بررسی و بحث درباره بودجه و نظارت و بررسی فعالیت های مالی
  • بررسی تمامی درآمدها
  • ایجاد یک کمیته حسابرسی و تسهیل حسابرسی خارجی در صورت لزوم
  • اطمینان از وجود منابع مالی کافی در سازمان برای انجام برنامه های کاری و ایجاد منابع مالی جدید در صورت لزوم

* نظارت و مدیریت تعارضات در منافع بالقوه میان مدیریت و هیات مدیره و جلوگیری از معامله شخصی

* اطمینان از شفافیت سیستم‌های حسابداری و گزارش‌دهی مالی تشکل مانند حسابرسی مستقل و همچنین اطمینان از وجود سیستم‌های کنترل مناسب مانند کنترل ریسک، کنترل مالی و عملیاتی و تبعیت از قوانین و استانداردهای مربوطه

* نظارت بر فعالیت‌های ارتباطی و بهبود تصویر سازمان در افکار عمومی

هیات مدیره باید به روشنی تصریح کند چه فردی سخنگوی تشکل است و تحت چه شرایطی و با چه قدرتی اجازه سخنگویی از طرف سازمان در صحنه عمومی را دارد

 

۵. انتشار شفاف اطلاعات

ساختار حاکمیت یک تشکل باید اطلاعات تشکل شامل اطلاعات مربوط به عضویت، قوانین حاکمیتی، مالی و عملکرد را به صورت دقیق و به موقع منتشر کند.

قوانین و دامنه انتشار اطلاعات توسط تشکل باید با قوانین کشوری که در آن فعالیت می کند منطبق باشد. این قوانین ممکن است مشخص کننده نحوه انتشار برخی اسناد مهم، منابع و جریان مالی و دیگر مسائل مربوط به اداره تشکل باشند. حتی اگر در کشوری نهادهای دولتی و عمومی الزامی بر انتشار اسناد توسط تشکل نگذاشته باشند تشکل باید خود این اطلاعات را منتشر کرده و حداقل در اختیار اعضای خود به عنوان صاحبان تشکل قرار دهد.

انتشار اطلاعات باید حداقل شامل موارد زیر باشد گرچه به این موارد محدود نمی‌شود.

* شرایط مالی و عملیاتی تشکل شامل تمامی اطلاعات مربوط به بودجه فراتر از حق عضویت های پرداخت شده

* ماموریت، چشم انداز و اهداف تشکل

* حق رای اعضا

* میزان پاداش مدیران، اطلاعات مربوط به اعضای هیات مدیره شامل مدارک تحصیلی و نحوه انتخاب‌شان، اعضای هیات مدیره در تشکل ها معمولا به صورت داوطلبانه کار می کنند اما اگر برای فعالیت خود حقوق و یا هر مزایایی دریافت کنند این مزایا نیز باید منتشر شوند

* معاملات انجام شده

* ریسک های قابل پیش بینی

* مسائل مربوط به  کارمندان و دیگر سهامداران

* مسائلی که بر عملکرد تشکل تاثیرگذار هستند

* سیاست‌ها و ساختار حاکمیتی تشکل و نحوه اجرای آنها

* میزان و نحوه همکاری های کلیدی با دیگر ذی‌نفعان

۵٫۲ اعضای هیات مدیره و مدیران ارشد باید متعهد باشند تا هرگونه منافع مستقیم، غیرمستقیم و یا در جهت اشخاص ثالث مربوط به خود در هر مساله‌ای را که تشکل را تحت تاثیر قرار می دهد منتشر کنند.

۵٫۳ اطلاعات باید با بالاترین استاندارد مالی و حسابداری آماده و منتشر شوند

۵٫۴ هر ساله باید یک حسابرسی سالانه توسط یک حسابرس مستقل، صالح، واجد شرایط و خارج از مجموعه انجام شود تا هیات مدیره از صحیح بودن صورت های مالی و عملکرد تشکل در تمامی شرایط ذکر شده اطمینان پیدا کند.

۵٫۵ حسابرسان مستقل خارجی باید به اعضای تشکل پاسخگو بوده و در انجام حسابرسی کاملا حرفه ای عمل کنند

۵٫۶ اطلاعات مربوطه باید به آسانی در اختیار کاربران مربوطه قرار بگیرد

۵٫۷ تشکل باید به خوبی از مدارک و اسنادی که برای اعضایش مزیت رقابتی محسوب شده و افشای آنها می تواند تشکل و اعضا را به خطر بیاندازد محافظت کند

 

۶. نحوه ارتباط با ذی‌نفعان در تشکل
ساختار حاکمیتی تشکل باید نظارت کند تا ارتباط با تمامی ذی‌نفعان به شیوه درست و در جهت منافع همه اعضای تشکل ایجاد شود

۶٫۱ اطلاعات درباره تمامی ارتباطات ایجاد شده با ذ‌ی‌نفعان چه الزامی و قانونی و چه بر اساس توافق دوجانبه باشد باید به صورت کامل به اطلاع هیات مدیره برسد. این اطلاعات شامل شرایط توافق، کانال های ارتباطی و جدول زمانی توافق می‌شود.

۶٫۲ اگر توافق رسمی  با ذی‌نفعان وجود ندارد ساختار حاکمیتی تشکل باید فهرستی دسته‌بندی‌شده از ذی‌نفعان کلیدی و کانال های ارتباطی مناسب با آنها را فراهم کرده و آن‌ را در اختیار هیات مدیره و مدیران ارشد قرار دهد

۶٫۳ هیات مدیره باید برای نظارت بر این روابط یا مدیر اجرایی را مسؤول کند و یا کمیته ویژه‌ای را برای نظارت و رسیدگی انتخاب کند

۶٫۴ تصمیم‌گیران باید با در نظر گر‌فتن مزایا و همچنین هزینه‌ها فرصت‌های همکاری با دیگر سازمان ها و یا افراد را بررسی کند

۶٫۵ باید قوانین مشخصی برای ائتلاف با دیگر سازمان‌ها وجود داشته باشد که تمامی مسائل احتمالی مانند محدودیت بودجه، نقش کارمندان، نیازهای گزارشی و سخنگوی تعیین شده در آنها مشخص شده باشد

۶٫۶  هرگونه ارتباط گرفتن با مقامات دولتی باید کاملا باز و شفاف باشد و تشکل باید در ارتباط با دولت و آژانس های دولتی کاملا غیرحزبی رفتار کند

۶٫۷ تشکل‌ها در ارتباط با سازمان‌های کمک کننده ملی و یا بین‌المللی باید اطمینان حاصل کنند که تمامی برنامه‌های اجرایی در راستای منافع اعضای‌شان باشد

 

۷. اطمینان از وجود چارچوب سازمانی موثر برای اعمال حاکمیت در تشکل های تجاری

اعمال حاکمیت موثر در تشکل ها نیازمند یک چارچوب سازمانی است که ترویج دهنده بی طرفی، شفافیت، پاسخگویی و مسوولیت پذیری در حوزه های خصوصی و عمومی بوده و با حاکمیت قانون نیز سازگار باشد

۷٫۱ الزامات قانونی و مقرراتی که شیوه حاکمیت شرکتی را در یک حوزه قانونی تحت تاثیر قرار می دهند باید با حاکمیت قانون مطابقت داشته و شفاف و قابل اجرا باشند

۷٫۲ این الزامات قانونی باید از روندهای تصمیم‌گیری دموکراتیک در داخل تشکل حمایت کنند

با توجه به اهمیت حاکمیت شرکتی در ایجاد شرکت ها و اقتصادهای شفاف و پایدار ما از اصول حاکمیت شرکتی تعریف شده توسط “سازمان همکاری و توسعه اقتصادی”(او.ای.سی.دی) به عنوان مبنای این اصول استفاده کردیم.

با توجه به اینکه تشکل های کارفرمایی نمایندگان سازمان های بخش خصوصی  هستند باید از بالاترین اصول مربوط به بخش خصوصی تبعیت کنند. ما با استفاده از اصول سازمان همکاری و توسعه اقتصادی به عنوان الگو چارچوبی کلی استخراج کردیم که بر اعضای تشکل ها و حقوق و مسوولیت های آنان و همچنین حقوق و مسوولیت های اعضای هیات مدیره و شفافیت مقررات متمرکز است. درعین حال باید توجه داشت برخی عوامل خاص در طبیعت تشکل های تجاری باعث متفاوت بودن اصول آنها می شود از جمله اینکه تشکل های کارفرمایی عموما سازمان‌هایی غیرسودده و عضومحور هستند. ساختارهای حاکمیتی این تشکل ها نیز توسط اعضایی شکل می گیرد که حق عضویت پرداخت می کنند و اعضای هیات مدیره این تشکل ها نیز معمولا حقوق مادی در برابر خدمات خود دریافت نمی کنند.